Dokumentensortierung — Scans in Nextcloud installieren und sortieren

Installation

1. Melde dich in deinem MediaLab-Works-Konto an, öffne Lizenzen und lade das App-Archiv docsort-x.y.z.tar.gz herunter (verfügbar mit aktivem Abonnement, einer Lifetime-Lizenz innerhalb ihres Update-Zeitraums oder während des kostenlosen 30-tägigen Testzeitraums).
2. Entpacke es in den Nextcloud-Ordner apps/ (oder custom_apps/), sodass du apps/docsort/ erhältst, im Besitz des Webserver-Benutzers:

   cd /var/www/nextcloud/apps
   sudo tar -xzf ~/docsort-x.y.z.tar.gz
   sudo chown -R www-data:www-data docsort
   

3. Aktiviere es: sudo -u www-data php occ app:enable docsort oder über die Seite Apps.
4. Öffne Verwaltungseinstellungen → Document sorter → License, füge deinen Lizenzschlüssel ein und speichere. Die App kontaktiert den Lizenzserver, bindet den Schlüssel an diese Nextcloud-Instanz und zeigt die Lizenz als Active an.

Lizenz

Die Lizenz wird einmal täglich geprüft. Ohne Internet arbeitet die App 7 Tage nach der letzten erfolgreichen Prüfung weiter; danach wird sie gestoppt, bis sie wieder prüfen kann.

Ohne gültige Lizenz wird die App gestoppt: Das Sortieren im Hintergrund läuft nicht, ihre Seiten und die API antworten mit dem Grund, und nur der Abschnitt License funktioniert weiter (dort kannst du den Testzeitraum starten, den Schlüssel eingeben oder verlängern). Dateien im Eingangsordner warten schlicht ab. Nichts wird gelöscht: Das Sortieren wird fortgesetzt, sobald die Lizenz wieder gültig ist.

Konfiguration

Verwaltungseinstellungen → Document sorter (Administrator):

1. Document reader: Klicke auf Install the reader. Ein Hintergrund-Job baut eine Python-Umgebung im Datenverzeichnis (appdata_<id>/docsort/python) mit RapidOCR, pypdfium2 und OpenCV (etwa 150 MB Download, etwa 500 MB auf der Festplatte) und prüft sie. Remove and install again fängt von vorn an. Aus einem Terminal: sudo -u www-data php occ docsort:install (--remove, um von vorn anzufangen).
2. Rules: Die Schlüsselwortlisten als JSON (id, category, en, ro, min, keywords). Save rules oder Back to the built-in rules.
3. Try the rules: Füge den Text eines Dokuments ein und klicke auf Classify, um zu sehen, womit er sortiert würde und welche Wörter es entschieden haben. Nichts wird gespeichert.

Persönliche Einstellungen → Document sorter (jeder Benutzer):

1. Sort my documents: Einschalten.
2. Inbox folders: einer pro Zeile, relativ zu deinen Dateien (standardmäßig Documente/De sortat, rumänisch für „Dokumente/Zum Sortieren“).
3. Where sorted documents go (standardmäßig Documente).
4. What to do with a recognized document: verschieben, kopieren (das Original bleibt im Eingangsordner) oder nur verschlagworten.
5. A folder per category, then per kind oder ein Ordner pro Art.
6. Documents that are not recognized: bleiben im Eingangsordner oder gehen in einen Ordner Unsorted.
7. Folder and tag names: Rumänisch oder Englisch.

Der tägliche Gebrauch

• Lege Scans, Fotos und PDFs aus dem Web, dem Desktop-Client oder dem Telefon in den Eingangsordner. Innerhalb von 15 Minuten werden sie sortiert und verschlagwortet.
• Sort now auf der persönlichen Seite führt es sofort aus; Only show what would happen zeigt eine Vorschau, ohne etwas zu verschieben.
• Recently sorted listet, was wohin sortiert wurde.
• Eine falsche Zuordnung korrigierst du, indem du den Regeln ein Schlüsselwort hinzufügst (oder deinen Administrator darum bittest).
• Befehle: occ docsort:scan [user] [--dry-run] [--again] [--limit N] sortiert den Eingangsordner aller oder einer Person; occ docsort:classify <file> [--text] zeigt, womit eine Datei sortiert würde.

Fehlerbehebung

• Bilder und PDFs werden nicht sortiert, Office-Dateien schon: Der Reader ist nicht installiert. Verwaltungseinstellungen → Übersicht zeigt eine Warnung; installiere ihn aus dem Abschnitt Document sorter.
• „No Python 3 was found on this server“: Installiere es (apt install python3 python3-venv) und klicke erneut auf Install the reader.
• Die Installation schlägt beim Herunterladen fehl: Der Server braucht einmalig Internetzugang, um die Python-Pakete zu laden; prüfe den Proxy/die Firewall und versuche es erneut.
• Eine Datei bleibt mit Document: ? verschlagwortet im Eingangsordner: Keine der Arten hat ihre Mindestpunktzahl erreicht. Prüfe ihren Text mit Try the rules und füge die fehlenden Wörter hinzu.