Registro de usuarios en Nextcloud: confirmación por correo, aprobación y campos propios

Si gestionas un Nextcloud para un equipo, un club o una comunidad, siempre llega el momento en que alguien pregunta: «¿Puedo crearme una cuenta yo mismo?». Nextcloud incluye cuentas que crean los administradores, y la app Registration cubre lo mínimo. Lo que suele faltar es la parte aburrida pero importante: comprobar que la dirección es real, mantener una cola de cuentas nuevas para revisarlas, pedir los datos que de verdad necesitas y mantener fuera el spam sin revelar quién ya está registrado.

Eso es lo que hace Sign-up. Añade a tu Nextcloud una página de registro por cuenta propia, enlazada desde la pantalla de inicio de sesión como Crear una cuenta. Los visitantes introducen su dirección de correo, los datos que pidas y una contraseña, aceptan tus condiciones y obtienen una cuenta: tras confirmar la dirección, después de que la apruebes o al momento. Tú decides. En este tutorial repaso los ajustes en el orden en que los configuraría en una instancia recién creada. La referencia completa está en la guía de usuario.

Requisitos previos

• Nextcloud 30 a 34 y PHP 8.1 o superior.
• Tareas en segundo plano configuradas; se recomienda Cron.
• Una configuración de correo que funcione. Sign-up envía los códigos de confirmación, las decisiones y los correos de bienvenida a través del sistema de correo de Nextcloud, así que pruébalo antes en Administration settings → Basic settings → Email server con la prueba «Send email».
• Una licencia de Sign-up: mensual, anual o de por vida por instancia, incluida en el paquete de Nextcloud, o una prueba gratuita de 30 días. Sin una licencia válida, la página de registro muestra «temporarily unavailable» y el enlace de la pantalla de inicio de sesión queda oculto; las cuentas existentes no se ven afectadas.
• Solo si quieres planes de pago: Cashier 1.2 o superior con una cuenta de Stripe conectada.

Paso 1: Instalar la app y la licencia

1. Inicia sesión en tu cuenta de MediaLab Works, abre Licenses y descarga signup-x.y.z.tar.gz.
2. Extráelo en apps/ (o custom_apps/) de forma que obtengas apps/signup/, con el usuario del servidor web como propietario.
3. Actívala desde la página Apps o con:

sudo -u www-data php occ app:enable signup

4. Ve a Administration settings → Sign-up → License, pega tu clave (o inicia la prueba) y guarda. La sección debería mostrar Active.
5. Abre https://<your-cloud>/index.php/apps/signup/ para ver la página y comprueba que la pantalla de inicio de sesión ya muestra Crear una cuenta.

Paso 2: Decidir qué pueden hacer los visitantes

En Registration abres o cierras el registro y eliges qué se ofrece: free accounts and paid plans, free accounts only o paid plans only. Los planes de pago solo aparecen cuando Cashier realmente los ofrece. También puedes definir el texto del enlace de la pantalla de inicio de sesión en inglés y rumano.

Mi consejo: empieza solo con cuentas gratuitas hasta que estés contento con el formulario y el flujo de confirmación, y añade los planes más adelante.

Paso 3: Confirmación por correo

Mantén activada la E-mail confirmation: es el filtro antispam más barato que vas a desplegar. No existe ninguna cuenta antes de confirmar la dirección, y los registros sin confirmar caducan solos (24 horas por defecto; puedes fijar entre 1 y 168 horas).

Puedes elegir code and link, code only o link only. El código de seis dígitos se introduce en la página; el enlace se puede abrir en cualquier dispositivo y la página continúa por sí sola. Si desactivas la confirmación, la cuenta se crea en cuanto se envía el formulario, y la página tiene que indicar cuándo una dirección ya tiene una cuenta, que es justo el compromiso de privacidad que describo más abajo.

Paso 4: La cola de aprobación

Activa Administrator approval si quieres revisar cada cuenta gratuita antes de que se active. Tras la confirmación por correo, la cuenta se crea deshabilitada y espera en Registrations → Waiting for approval. Los administradores reciben una notificación de Nextcloud y, opcionalmente, un correo.

• Approve habilita la cuenta, la añade a los grupos y envía un correo al usuario.
• Reject elimina la cuenta que nunca se ha usado y los datos del registro, y envía un correo al usuario, con tu motivo si lo indicas.

Las cuentas de pago nunca esperan: el pago las activa. La lista Registrations también tiene Waiting for confirmation or payment (aún no hay cuenta; puedes eliminar una), Recent accounts de los últimos 30 días y las rechazadas.

Paso 5: Crear tu formulario

La dirección de correo, la contraseña y la aceptación de las condiciones siempre se piden. Para nombre, apellidos, teléfono, empresa, dirección, ciudad, código postal y país eliges Not asked, Optional o Required.

Después añade tus propios campos: texto, texto largo, teléfono, fecha, lista o casilla de verificación, con etiquetas en inglés y rumano, opciones para los campos de lista y flechas para ordenarlos. El teléfono, la empresa y la dirección también van al perfil del usuario (privado); todo se muestra a los administradores junto al registro y al usuario en Personal info → Registration details. Pide solo lo que vayas a usar de verdad.

Paso 6: Valores por defecto para las cuentas nuevas

En New accounts define el nombre de inicio de sesión (la dirección de correo, ana.popescu a partir del nombre, o el que elija el visitante; de todos modos todo el mundo puede iniciar sesión con la dirección de correo), la cuota de almacenamiento (vacía significa la predeterminada de la nube) y los grupos. Escribe un correo de bienvenida con tu propio texto. La contraseña sigue la política de contraseñas de tu Nextcloud.

Paso 7: Antiabuso

En E-mail addresses and abuse protection puedes restringir el registro a determinados dominios (vacío significa todos; *.example.org cubre los subdominios), bloquear dominios y bloquear direcciones temporales: una lista integrada más una lista que MediaLab Works mantiene actualizada y que se entrega con una licencia válida. También puedes fijar un tiempo mínimo para rellenar el formulario y un límite diario por dirección de red.

Siempre activos, sin configuración: los límites de frecuencia y la protección contra fuerza bruta de Nextcloud, un campo oculto que solo rellenan los bots, 5 correos de confirmación por dirección y día y 5 intentos por código. Si ya usas una app de captcha, puede integrarse en el formulario.

Paso 8: Privacidad y condiciones

El detalle que más aprecio: si una dirección ya tiene una cuenta, recibe un correo en lugar de un código, así que la página nunca revela quién está registrado. La contraseña solo se guarda cifrada hasta que existe la cuenta. En Terms and privacy indica las direcciones de tus condiciones de uso y tu política de privacidad; el visitante marca una casilla para aceptarlas y tu nota de privacidad aparece bajo el formulario.

Paso 9: Planes de pago con Cashier (opcional)

Instala Cashier 1.2 o superior, conecta Stripe y crea tus planes. Sign-up detecta Cashier automáticamente, y Sign-up → Paid plans (Cashier) te indica si se ofrecen planes y, si no, por qué (sin licencia, Stripe no conectado, ningún plan visible). Elige Free accounts and paid plans o Paid plans only en Registration. El visitante elige un plan, rellena el formulario, confirma la dirección y paga con Stripe; la cuenta se crea y se activa en cuanto se confirma el pago, con la cuota y los grupos del plan, y el visitante inicia sesión. El enlace directo de un plan desde Cashier abre la página con ese plan ya elegido.

Cuando no se paga una factura mensual, la cuenta se suspende tras el periodo de gracia de Cashier (que puede ser de 0 días): nadie puede iniciar sesión, pero los archivos y los datos quedan exactamente como están. Al pagar se restaura de inmediato. Se envía un correo al usuario cuando se emite una factura, cuando falla un pago, cuando se suspende la cuenta (con un enlace para pagar), cuando se paga y cuando vuelve a estar activa. Las cuentas nunca se eliminan por una factura impagada: solo un administrador elimina cuentas. En Sign-up → Paid plans → When a monthly invoice is not paid puedes seguir en su lugar la regla de Cashier.

Consejos y solución de problemas

• ¿No aparece el enlace «Crear una cuenta»? Comprueba que el registro está abierto y que la licencia muestra Active. Sin una licencia válida, el enlace se oculta por diseño.
• ¿Nadie recibe los códigos? Arregla primero el servidor de correo; todo en Sign-up depende de él.
• Comprobaciones de licencia: la licencia se verifica una vez al día. Sin internet, Sign-up sigue funcionando 7 días después de la última comprobación correcta.
• Limpieza: la única eliminación automática afecta a los registros que nunca llegaron a tener cuenta (dirección nunca confirmada, pago nunca realizado). Si llega un pago después de que el registro haya caducado, la cuenta se crea igualmente y el usuario recibe un enlace para establecer una contraseña.
• ¿Se perdió una factura vencida? La página de registro enlaza a la página Pay an overdue invoice de Cashier, que vuelve a enviar el enlace por correo.
• ¿La aprobación va lenta? Tanto los rechazos como las aprobaciones envían un correo; usa el campo de motivo para que la gente sepa qué corregir.

Conclusión

El registro por cuenta propia en Nextcloud no tiene por qué ser un interruptor de todo o nada. Con Sign-up tienes un paso de confirmación real, una cola de aprobación fiable, un formulario adaptado a tu comunidad, valores por defecto sensatos para cuota y grupos y una protección antiabuso que no revela quién ya tiene cuenta. Añade Cashier más adelante si quieres vender planes, y recuerda que las facturas impagadas suspenden en lugar de eliminar. Empieza por la página del producto, sigue la guía para cada ajuste y consulta el changelog antes de actualizar. ¿Tienes dudas? La base de conocimiento, las preguntas frecuentes y el apartado de contacto están a tu disposición.